Topicus

SaaS in onderwijs

Software as a service (SaaS), soms vrij vertaald als ‘software uit de muur’, biedt instellingen de kans om steeds complexere systemen te gebruiken terwijl de beheerskosten worden gereduceerd. Iedere leverancier biedt zijn systeem om die reden als SaaS-dienst aan. Echter, niet ieder systeem is ontworpen om als SaaS-dienst te worden aangeboden. Dit kan leiden tot tegenvallende beschikbaarheid of performance. Dus hoewel de eindgebruiker geen weet hoeft te hebben van de onderliggende technologie kan een blik onder de motorkap soms wel teleurstellingen voorkomen.

Afhankelijk van technologiekeuzes die zijn gemaakt heeft een SaaS-applicatie een aantal eigenschappen. Zo kan er tijdens de ontwikkeling wel of geen rekening zijn gehouden met browser-onafhankelijkheid, het bedienen van meerdere scholen per instantie of het hanteren van open standaarden. Soms wordt een SaaS-dienst opgezet door een bestaande client-server applicatie om te bouwen, soms wordt een applicatie van meet af aan ontworpen als SaaS-dienst. Al deze zaken hebben gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening die een gebruiker kan verwachten van een SaaS-leverancier.

Wat is SaaS?

Hoewel er geen eenduidige definitie bestaat wordt onder SaaS meestal verstaan dat een applicatie via het internet aangeboden wordt. Indien meerdere instellingen of bedrijven bediend worden vanuit één applicatie-instantie wordt gesproken van multi-tenant SaaS. In het laatste geval delen de verschillende gebruikers de kosten voor de hardware, de licenties voor bijvoorbeeld de database en de beheerskosten.

De meest natuurlijke manier om een SaaS-dienst aan te bieden is als webapplicatie. In dat geval hoeft een gebruiker alleen te beschikken over een standaard browser om toegang te krijgen tot de applicatie. Echter, de interne achitectuur van een webapplicatie is volkomen anders dan die van een applicatie met een rich client. Het is vrijwel ondoenlijk om een client-server applicatie om te bouwen tot een webapplicatie, dit komt feitelijk neer op overnieuw beginnen. Om stapsgewijs te kunnen migreren wordt toch vaak gekozen voor het verbouwen van een client-server applicatie. Dit leidt niet alleen tot hogere kosten maar ook tot een complexere applicatie die daardoor slechter onderhoudbaar is.

Iedereen maakt dagelijks gebruik van multi-tenant SaaS applicaties, bijvoorbeeld voor email (Hotmail, Gmail) of telebankieren. In principe merkt de gebruiker niet dat ook andere groepen gebruikers bediend worden door dezelfde applicatie. Tenminste, zolang deze gebruiker alleen geinteresseerd is in gegevens van haar eigen instelling. Voor bovenschoolse besturen en samenwerkingsverbanden wordt het steeds belangrijker om te kunnen beschikken over managementrapportages geaggregeerd over de instellingen. Dit wordt bijvoorbeeld geillustreerd door de populariteit van de bestuurscockpit in ParnasSys. Het verklaart ook waarom de Stichting Carmelcollege heeft gekozen voor Vocus.

Wat zijn de verschillen?

SaaS-applicaties kunnen op verschillende manieren in elkaar gezet zijn. De applicaties van Topicus Onderwijs zijn specifiek ontworpen om via internet te worden aangeboden. Daarmee onderscheiden ze zich op de volgende punten:

• Beschikbaarheid: Over het afgelopen schooljaar (08/09) zijn zowel ParnasSys als Vocus meer dan 99,7% van de tijd online geweest. Dit betekent dat deze diensten maximaal 2 uur per maand niet beschikbaar waren voor eindgebruikers, de meeste maanden zelfs slechts enkele minuten. Om een dergelijke hoge beschikbaarheid te kunnen leveren moet zowel de hosting (fail-over, raid configuratie) als de applicatie (stabiliteit, monitoring) aan de hoogste standaarden voldoen.
• Performance: Juist onder zware belasting, bijvoorbeeld aan het einde van een rapportperiode of tijdens de examenafhandeling, moet de applicatie een goede performance hebben. Een scherm dat langer dan een paar seconden op zich laat wachten levert ergernis op.
• Browser onafhankelijkheid: Sommige applicaties kunnen alleen benaderd worden met Internet Explorer, soms vraagt een applicatie om specifieke plug-ins. Afgezien van het feit dat niet iedere gebruiker hiervan is gecharmeerd, leveren dit soort beperkingen veel extra werk op voor werkplekbeheerders.
• Multi-tenancy: Vooral voor bovenschoolse besturen en stichtingen een belangrijk aandachtspunt: managementoverzichten over de instellingen heen kunnen real-time worden gemaakt, zonder eerst de gegevens van de verschillende instellingen te hoeven verzamelen.
• Autorisatie: De huidige generatie systemen wordt gebruikt door alle medewerkers van een instelling. Daarmee is van groot belang dat fijnmazig kan worden ingesteld wie welke gegevens van welke leerlingen in mag zien of mag wijzigen.
• Rapportages: De achilleshiel van SaaS-applicaties is vaak de flexibiliteit van de rapportage. Immers, zolang de database lokaal op de instelling stond kon met een lokale rapportage-tool ieder overzicht door de instelling zelf ontworpen worden. Met een database die extern staat vervalt deze optie. Daarmee is de instelling afhankelijk van de rapportagefacilitieiten die de SaaS-leverancier biedt. Topicus heeft hiervoor in de afgelopen jaren een breed scala aan oplossingen ontwikkeld, van on-line Word templates tot integratie van een volwaardige BI-omgeving in de SaaS-applicatie.
• Beveiliging: Versleuteling van de communicatie (SSL), authenticatie (tokens), fysieke beveiliging van het datacentrum.